PERENCANAAN ORGANISASIONAL

PERENCANAAN ORGANISASIONAL

Definisi Perencanaan

Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi bisa mencapai tujuannya. Perencanaan adalah proses menentukan dengan tepat apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya.

Tujuan Perencanaaan

            Perencanaan organisasional mempunyai dua maksud yaitu, perlindungan dan kesepakatan (protective dan affirmative). Maksud protektif adalah meminimisasi resiko dengan mengurangi ketidak pastian disekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan menejerial yang berhubungan. Tujuan afirniatif adalah untuk meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional. Disamping itu, tujuan perencanaan adalah membentuk usaha terkoordinasi dalam organisasi. Tanpa adanya perencanaan biasanya disertai dengan tidak adanya koordinasi dan timbulnya ketidak etisienan.

Akan tetapi, tujuan mendasar dari perencanaan adalah membantu organisasi mencapai tujuannya. Koontz, O'Donnel menyatakan bahwa maksud perencanaan adalah "untuk melancarkan pencapaian usaha dan tujuan". Tujuan lain dari perencanaan berkisar pada maksud mendasar ini.

Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah suatu proses pembentukdn kegunaan yang teratur untuk semua sumber daya dalam sistem manajemen. Penggunaan yang teratur tersebut menekankan pada pencapaian tujuan sistem manajemen dan membantu wirausahawan tidal( hanya dalam pembuatan tujuan yang nampak tetapi juga didalam menegaskan sumber daya yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Organisasi kewirausahaan, seperti dalam bab ini menunjuk pada hasil-hasil proses pengorganisasian.

Pada hakikatnya, tiap sumber daya organisasional mewakili suatu investasi dari mana sistem manajemen harus mendapat pengembaliannya (return). Pengorganisasian yang sesuai dari sumber daya-sumber daya tersebut akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari penggunaannya. Henry Fayol telah mengembangkan enam belas garis pedoman umum yang bisa digunakan ketika mengorganisasi sumber daya-sumber daya. Walaupun garis pedoman tersebut dipublikasikan di lnggris pada tahun 1949, garis pedoman tersebut masih merupakan saran yang bernilai bagi wirausahawan dewasa ini.

1.        Menyiapkan dan melaksanakan rencana operasional secara bijaksana.

2.        Mengorganisasi faset kemanusiaan dan bahan sehingga konsisten dengan tujuan-tujuan, sumber daya-sumber daya, dan kebutuhan dari persoalan tersebut.

3.        Menetapkan wewenang tunggal, kompeten, enerjik, dan menuntun (struktur manajemen formal).

4.        Mengkoordinasi semua aktivitas-aktivitas dan usaha-usaha.

5.        Merumuskan keputusan yang jelas, berbeda, dan tepat.

6.        Menyusun bagi seleksi yang efisien sehingga tiap-tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang kompeten, enerjik dan tiap-tiap keryawan ditempatkan pada tempat dimana dia bisa menyumbangkan tenaganya secara maksimal.

7.        Mendefinisikan tugas-tugas.

8.        Mendorong inisiatif dan tanggung jawab.

9.        Memberikan balas jasa yang adil dan sesuai bagi jasa yang diberikan.

10.    Memfungsikan sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan.

11.    Mempertahankan disiplin.

12.    Menjamin bahwa kepentingan individu konsisten dengan kepentingan umum dari organisasi.

13.    Mengakui adanya saw komando.

14.    Mempromosikan koordinasi bahan dan kemanusiaan.

15.    Melembagakan dan memberlakukan pengawasan.

16.    Menghindari adanya pengaturan, birokrasi (red tape) dan kertas kerja.

Pembagian Tenaga Kerja

Konsep pembagian tenaga kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi sehingga produksi dibagi menjadi sejumlah langkah-langkah atau tugas-tugas dengan tanggung jawab penyelesaian yang diberikan pada individu tertentu.

            Dalam pembagian tenaga kerja terdapat beberapa keuntungan dan kerugian yang diakibatkan dari pembagian kerja. Berikut ini adalah keuntungan dari pembagian Tenaga Kerja :

1.        Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat

2.        Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain

3.        Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien

4.        Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk

Dalam pembagian tenaga kerja juga terdapat beberapa kerugian yang diakibatkan dari pembagian kerja. Berikut ini adalah kerugian dari pembagian Tenaga Kerja :

1.        Pembagian kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia

2.        Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun

Definisi Wewenang

Wewenang adalah hak untuk melaksanakan atau memerintah. Wewenang memungkinkan pemegangnya bertindak dengan cara tertentu dan mempengaruhi secara langsung tindakan orang lain melalui perintah yang dikeluarkan. Barnard menunjukkan bahwa wewenang hanya akan diterima jika :

1.        Individu bisa mengerti perintah yang dikomunikasikan.

2.        Individu percaya perintah itu konsisten untuk tujuan organisasi.

3.        Individu melihat perintah itu sesuai kepentingan pribadinya

4.        Individu secara fisik dan mental mampu menyesuaikan diri dengan perintah tersebut.

Menurut Chester Barnard akan makin banyak perintah manajer yang diterima dalam jangka panjang jika :

1.        Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal semua anggota organisasi.

2.        Tiap anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah.

3.        Lini komunikasi antara manajer bawahan bersifat langsung.

4.        Rantai komando yang lengkap.

5.        Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang memadai.

6.        Manajer menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional.

7.        Suatu perintah secara otentik memang berasal dari manajer